Chấm công là hoạt động đảm bảo được quyền lợi của nhân viên và giúp người quản lý kiểm soát được công việc của họ. Vậy, quy trình và quy định chấm công nên xây dựng như thế nào? Hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây.
Vì sao nên áp dụng quy trình – quy định chấm công
Khi doanh nghiệp có thể xây dựng được quy trình, nội quy chấm công phù hợp sẽ mang lại một số lợi ích như sau:
- Tăng hiệu suất cho hoạt động quản lý, tạo tinh thần “happy” cho nhân sự khi tham gia vào hoạt động chấm công của doanh nghiệp.
- Giảm thiểu chi phí, nguồn lực, thời gian để quản lý quá trình chấm công.
- Tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình tổng hợp chấm công.
- Tạo ra sự chuyên nghiệp, tinh gọn cho quá trình chấm công, tính lương của doanh nghiệp.
- Quy trình chấm công phù hợp sẽ là tiền đề để giúp doanh nghiệp có quy trình tính lương chuẩn xác hơn.
Quy trình chấm công phù hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
>>> Xem thêm: Chấm công là gì? Có nên sử dụng app chấm công online không?
Các bước để xây dựng quy trình chấm công
Vậy, một quy trình chấm công cơ bản sẽ như thế nào? Dưới đây là các bước để xây dựng quy trình chấm công mà bạn có thể tham khảo:
Bước 1 – Tạo hồ sơ cho nhân viên
Để có thể thực hiện chấm công, người quản lý nhân sự cần thực hiện tạo hồ sơ, cập nhật thông tin của nhân viên lên hệ thống chấm công của doanh nghiệp. Cung cấp những thông tin liên quan đến quy định chấm công cho nhân sự nắm rõ.
Bước 2 – Thực hiện chấm công
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những thiết bị để chấm công riêng. Ví dụ như sử dụng máy chấm công vân tay, thẻ từ,… Tuy vậy, hiện nay khá nhiều doanh nghiệp đã thực hiện số hóa quy trình chấm công, tính lương.
Cụ thể, hình thức chấm công bằng ứng dụng trên điện thoại đã được thay thế nhiều cho các thiết bị vật lý thông thường. Ví dụ như ứng dụng chấm công 1 chạm HappyTime. Với ứng dụng này, doanh nghiệp có thể:
Hoạt động chấm công được thực hiện đơn giản hơn với 1 chạm trên ứng dụng được cài đặt trên điện thoại.
- Dễ dàng theo dõi thông tin, hệ thống tự động nhắc nhở cho nhân sự khi chẳng may chưa thực hiện chấm công.
- Tinh gọn quy trình tạo các đơn từ, duyệt đơn và thông báo kết quả cho người duyệt đơn ngay trên ứng dụng online.
- Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi được những thông tin liên quan đến nhân viên thông qua ứng dụng HappyTime.
Bước 3 – Tổng hợp, đối chiếu số liệu
Cuối mỗi tháng, nhân viên nhân sự sẽ thực hiện tổng hợp số liệu chấm công, so sánh, kiểm tra tính chính xác. Sau đó chuyển số liệu này cho bộ phận kế toán để thực hiện các công việc tiếp theo.
Nhân viên nhân sự cần thực hiện tổng hợp và đối chiếu số liệu chấm công
Bước 4 – Lập bảng lương và thanh toán
Sau khi đã nhận được bảng tổng hợp thông tin từ bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán sẽ thực hiện tính toán tổng lương, chi tiết lương của từng nhân viên. Hoàn thành các thủ tục cần thiết và thanh toán lương cho nhân viên.
Quy định chấm công chuẩn dành doanh nghiệp
Vậy, khi đã có quy trình cơ bản, quy định chấm công nên xây dựng như thế nào? Dưới đây sẽ là một số gợi ý để bạn thành lập bản quy định chấm công phù hợp cho doanh nghiệp của mình:
Quy trình chấm công cần đúng với pháp luật
Doanh nghiệp cần lưu ý tính căn cứ của ngày làm việc theo thực tế hàng tháng như thế nào. Ví dụ, nếu doanh nghiệp có quy định nghỉ vào chiều thứ 7 và ngày chủ nhật, thì kỳ lương cần tính từ ngày 1 – 30/31 của tháng đó, trừ đi những ngày nghỉ theo quy định.
Cần cố định ngày công chuẩn để thực hiện tính lương
Doanh nghiệp nên lựa chọn ngày tính lương chuẩn để thực hiện tính lương cho nhân viên của mình. Thông thường sẽ từ 24 – 26 ngày công.
Một số quy định chấm công khác cần lưu ý
Bên cạnh 2 quy định cần lưu ý ở trên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý thêm:
- Quy định cụ thể về thời gian được nghỉ phép, thời gian được đi muộn, mức phạt cho đi muộn là bao nhiêu.
- Quy định cụ thể về khung giờ được thực hiện chấm công là bao nhiêu (ví dụ như trước giờ vào làm 10 – 15 phút), mỗi ngày cần thực hiện chấm công bao nhiêu lần,…
- Quá trình tính lương cho nhân viên cần dựa vào thời gian trên thiết bị/ứng dụng chấm công, đối chiếu với bảng chấm công.
- Việc tính lương cần phải đảm bảo nguyên tắc chính xác về số liệu, thời gian thanh toán lương.
- Người lao động nên được phiếu lương chi tiết mỗi tháng, đối chiếu với bảng lương do Trưởng bộ phận giữ và xác nhận tính chính xác của phiếu lương.
Xây dựng quy định chấm công để tạo ra kỷ luật tại doanh nghiệp
Trên đây là những thông tin liên quan đến quy trình và quy định chấm công cho nhân viên cơ bản mà doanh nghiệp có thể áp dụng. Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ xây dựng được quy trình chấm công phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
